نرم افزار حسابداری انبارداری

۱۳۹۸-۰۸-۱۳
daftar
17

نرم افزار حسابداری انبارداری

انبارداری

انبارداری و کنترل انبار از مهمترین واحدهای هر کارخانه یا مجموعه ای است که فعالیت اصلی آن خرید یا تولید و فروش یا عرضه کالاهاست ، زیرا بخش اعظم دارایی ها در این بخش نگهداری می شود. استفاده از نرم افزار حسابداری انبارداری نیز به کنترل بهتر انبار و موجودی ها کمک شایانی می کند .

به طور کلی انبار محوطه یا ساختمانی است که محل ورود ، نگهداری و خروج کالاها بر اساس اصول انبارداری می باشد.

 

انواع انبار

انبارها به سه ۳ دسته پوشیده ، سرپوشیده و باز تقسیم می شوند .

انبار باز انباری است به صورت محوطه رو باز که اجناسی در آن نگهداری می شوند که در مقابل نور آفتاب ، باد و باران مقاوم بوده و خواص خود را از دست نمی دهند .

انبار سرپوشیده مانند انبار باز است با این تفاوت که مسقف شده . یعنی از ۴ طرف باز است و برای کالاهایی استفاده می شود که در برابر نور آفتاب و باد و باران مقاوم نیستند .

انبار پوشیده انباری است که از همه جهت پوشیده و بسته است و مخصوص اقلامی است که دارای حساسیت هستند و مواد به کار رفته در آنها به صورتی است که باید تحت شرایط خاصی نگهداری شوند .

نرم افزار حسابداری انبارداری

نرم افزار حسابداری انبارداری

انواع کالاها

در انبار کالاها و اجناسی که نگهداری می شوند از نظر مرحله تولید به چند دسته تقسیم می شوند :

  1. ۱- مواد خام یا مواد اولیه : همانطور که از عنوان آن مشخص است موادی هستند که به صورت خام برای تولید سایر محصولات استفاده می شوند.
  2. ۲- مواد و لوازم مصرفی : مواد و کالاهایی هستند که برای تولید محصولات از آنها استفاده می شود ولی به طور مستقیم در تولید نقش ندارند . مانند میخ در کارگاه تولید میز و صندلی . این کالاها معمولاً بر اثر مصرف ، تمام شده یا از بین می روند.
  3. ۳- مواد و لوازم در جریان ساخت : اجناس و کالاهایی هستند که بخشی از مراحل تولید روی آنها صورت گرفته ولی هنوز کار ساخت آنها به پایان نرسیده است .
  4. ۴- کالای تمام شده یا ساخته شده (محصول تولیدی) : کالاهایی هستند که تمام مراحل تولید روی آنها صورت گرفته و کالای تکمیل شده و بسته بندی شده و آماده عرضه به بازار است .
  5. ۵- کالای خریداری شده جهت فروش : اقلامی هستند که صرفا جهت فروش در بازار تهیه می شوند یعنی بعد از خرید بدون تغییر در آنها ، نگهداری شده و به فروش می رسند .

 

انبارداری ، اهمیت و وظایف آن

هدف انبارداری در مجموعه هایی که در زمینه عرضه کالاها فعالیت می کنند این است که جناس علاوه بر نگهداری در شرایط مطلوب ، در دسترس باشند تا هنگام نیاز به موقع بتوان از آن استفاده کرد. سایر وظایف آن نیز به صورت زیر می باشد: 

  1. ۱- از آنجاییکه در انبار موجودی ها به روز شمارش می شوند ، می توان جهت حفظ حداقل مقدار موجودی به موقع اقدام کرد و در صورتی که موجودی ها به حد معینی رسید اقلام مورد نیاز را جهت سفارش مجدد به واحد خرید اعلام کرد.
  2. ۲-کالاها بر اساس نوع ، اندازه ، اهمیت ، خصوصیات فیزیکی ( وزن ، شکل ظاهری و … ) در انبارها مرتب شوند تا در زمان درخواست برای خروج به راحتی و با کمترین هزینه حمل و نقل از انبار خارج شوند .
  3. ۳- مرتب سازی کالاها باید طبق اصول طراحی انبار صورت گیرد تا علاوه بر کاهش هزینه موجب تسریع در انجام امور مجموعه شود.
  4. ۴- طراحی حواله ها مرتبط با بخش های مختلف مجموعه باید به گونه ای باشد که بتوان در سریعترین زمان ممکن گزارش های کاربردی و دقیق را در اختیار افراد مربوط قرار داد .

 

مشکلات بخش انبارداری

در هر شغلی که انسان متصدی انجام امور آن باشد به طبع اشتباهات انسانی نیز جزو لاینفک آن خواهد بود . اگر خطاها جزیی و کم باشد قابل چشم پوشی خواهد بود . اما همین خطاهای کوچک اگر تکرار شوند یا در حجم بالایی اتفاق بیفتند ممکن است خسارات جبران ناپذیری به بار آورند یا مجموعه را متحمل هزینه کنند و باعث کاهش سود شوند .

علاوه بر خطای انسانی در ثبت موجودی ها ، خطا در طبقه بندی به علت عدم آگاهی انباردار درباره ویژگی های کالا ، باعث خرابی در کالاها می شود . این امر روی کالاهایی که تاریخ مصرف دارند مانند داروها ، لوازم آرایشی و بهداشتی یا مواد غذایی نمود پیدا می کند . اگر این نوع کالاها در جای مناسب قرار داده نشوند و به طور دائم چک نشوند ، فساد و خرابی آنها زیان مالی و جانی زیادی به همراه خواهد داشت .

بحث چیدمان انبارها علاوه بر حفاظت و نگهداری از کالاها باید در مورد تسریع در دسترسی نیز مورد توجه قرار گیرند . به طور مثال کالایی که به صورت مصرف روزانه در خط تولید استفاده می شود نباید در مکان های دور از دسترس یا طبقات بالا نگهداری شود چراکه این امر موجب زیاد شدن زمان انتقال می شود  . علاوه بر آن هزینه حمل و نقل نیز افزایش می یابد .

برخی از کالاها نیز به علت ویژگی هایی که دارند ممکن است تبخیر شوند و وزن آنها کم شوند و یا رطوبت بگیرند و افزایش وزن پیدا کنند یا در اثر حمل و نقل  شکسته و یا تکه شوند . این موارد نیز باید در نظر گرفته شوند و راه حل هایی برای کاهش زیان های ناشی از این امور نیز در نظر گرفته شود .

 

نرم افزار حسابداری انبارداری

نرم افزار حسابداری انبارداری

نرم  افزار حسابداری چه نقشی در انبارداری دارد؟

در مجموعه های بزرگ و سازمان هایی که گردش کالای بالایی دارند به منظور کنترل بهتر و ورود دقیق تر اطلاعات انبار توصیه می شود از نرم افزارهای حسابداری انبارداری استفاده شود . نرم افزار حسابداری انبارداری برای مدیران مالی این امکان را فراهم می کند که همزمان با ورود اطلاعات مربوط به کالاها بتوانند اطلاعات حسابداری و دریافت ها و پرداخت های مربوط به ورود و خروج کالاها و اجناس را در سیستم خود ثبت نمایند .

پروسه ای که از ورود تا خروج کالا در نرم افزار حسابداری انبارداری صورت می گیرد به صورت زیر می باشد  : (طی توضیح این مراحل لزوم استفاده از نرم افزار حسابداری را در انبارداری متوجه خواهید شد . )

  1. ۱- ورود کالا به انبار : ورود کالا به انبار یا از طریق خرید صورت می گیرد یا از بخش های مختلف مجموعه به انبار وارد می شود . حواله ها و فاکتورهای ورودی شامل اطلاعاتی نظیر : کد کالا ، نام کالا ، تعداد و یا وزن ، مبلغ ( در صورت خرید ) ، تحویل دهنده و تحویل گیرنده و …. می باشد . این اطلاعات باید در نرم افزار حسابداری ثبت و بایگانی شود . سپس طبق مشخصات کالا در محل مناسب (ردیف ، طبقه ، قفسه ) قرار می گیرد . با این کار موجودی این کالا افزایش می یابد . اگر کالا جدید باشد باید آنرا در گروه کالای مربوطه تعریف کرد و محل آن و جزییات را ثبت نمود . ورود کالا در نرم افزار می تواند از طریق بارکدخوان باشد که از بروز خطای ثبت توسط کاربر جلوگیری نماید . همچنین گروه بندی کالاها به طور مناسب در ثبت سریعتر و دقیقتر کالاها موثر خواهد بود .
  2. ۲- نگهداری کالاها : در این مرحله کالاها با توجه به ویژگی های خود در قفسه ها یا مکان های مناسب قرار گرفته اند . اگر کالاها از نوع خاصی مثل کالاهای قابل اشتعال باشند باید به طور مداوم دمای محیط ، نظافت ، تهویه و .. توسط انبار دار چک شود . در این بین اگر کالایی از بین رفته باشد یا معیوب شده باشد باید به عنوان ضایعات یا کسری انبار شناسایی شود. فاکتور ثبت ضایعات و فاکتورهای کسری بخش انبارداری در سری نرم افزارهای حسابداری پاد برای این بخش در نظر گرفته شده اند. همچنین با استفاده از هشدار نقطه سفارش میتوان در هنگام کم شدن موجودی کالا برای سفارش مجدد به موقع اقدام کرد .
  3. ۳- خروج یا تحویل کالا : زمانی اتفاق می افتد که کالا از انبار برای فروش یا تحویل به سایر بخش های مجموعه ، خارج شود . حواله خروج شامل اطلاعاتی نظیر : کد و نام کالا ، تعداد یا وزن ، تحویل گیرنده و تحویل دهنده ، واحد درخواست کننده و …. می باشد . بعد از تحویل اجناس انباردار باید اطلاعات بار خروجی را در دفاتر انبار و نرم افزار حسابداری انبارداری خود وارد کند .

 

با توجه به اینکه نرم افزار حسابداری پاد نرم افزاری یکپارچه است ورود اطلاعات توسط انباردار در سیستم حسابداری نیز قابل مشاهده و رهگیری است و حسابدار می تواند میزان موجودی ها را از نظر تعدادی و ريالی کنترل کند و ثبت های لازم را انجام دهد .

استفاده از نرم افزار حسابداری  انبارداری همچنین می تواند از بروز برخی اشتباهات جلوگیری کند . اشتباهاتی نظیر خطای انسانی در ثبت ها ، که با ثابت کردن برخی پارامترها و مجوزهای ثبت کالا و فاکتور کالا با توجه به موجودی آنها ، پیش گیری می شود .

ثبت ، بررسی و تایید اطلاعات که توسط افراد مختلف (انباردار ، کنترل کننده و … ) در نرم افزار حسابداری انبارداری صورت می گیرد ، باعث می شود جلوی سواستفاده افراد گرفته شود.

علاوه بر این موارد نرم افزار حسابداری انبارداری پاد امکان تهیه گزارش های کاربردی را برای بخش مدیریت و مدیران مالی فراهم می کند. گزارشاتی نظیر : موجودی کالا  ، نقطه سفارش کالاها ، گردش ورود و خروج اجناس ، گزارش منفی کالا ، گزارش میزان ضایعات ، گزارش کاردکس کالا و …. . ویدئوهای مربوط به این گزارشات را می توانید در کانال آپارات پاد مشاهده نمایید .

اشتراک گذاری مقاله در شبکه های اجتماعی
برچسب ها