سند افتتاحیه در حسابداری

۱۳۹۹-۰۲-۳۱
daftar
110

سند افتتاحیه در حسابداری 

در گذشته با کوچک بودن کسب و کارها ، مبادلات و مراوادت مالی نیز کمتر بود . به طوری که حتی برای محاسبات عددی نیز از وسایل ساده محاسباتی مانند چرتکه استفاده می کردند . اما امروزه با گسترش فعالیت واحدهای اقتصادی و بالا رفتن گردش مالی هر مجموعه نیازمند سیستمی است که بتواند با استفاده از آن مبادلات مالی خود را کنترل نماید . بدین ترتیب حسابداری رفته رفته تبدیل به رکن اساسی در تمام واحدهای تجاری شده است .

یکی از اولین مباحثی که در حسابداری یک مجموعه مورد توجه حسابداران قرار میگیرد ، بحث سند افتتاحیه و شروع کار مالی هر دوره می باشد. در این مقاله به بررسی سند افتتاحیه و تحلیل آن می پردازیم .

 

سند افتتاحیه

 

تعریف سند افتتاحیه :

سند افتتاحیه همانگونه که از نام آن مشخص است سندی است که برای افتتاح حساب ها در ابتدای دوره مالی ثبت می گردد. این سند در دفتر روزنامه به عنوان اولین رویداد ثبت می شود . در صورتی که مجموعه تازه شروع به فعالیت کرده باشد، این سند شامل اقلام دارایی و سرمایه خواهد بود و در صورتی که سال دوم به بعد فعالیت باشد این سند انتقال مانده حساب های دائم سال گذشته به دوره جدید است .

در ادامه به توضیح اصطلاحات کاربردی در سند افتتاحیه می پردازیم .

دوره مالی : به طور کلی هدف هر مجموعه از بکارگیری سیستم حسابداری تعیین سود و زیان است . بنابراین برای بدست آوردن سود هر مجموعه باید مدت فعالیت آن را به دوره های کوچکتر تقسیم کرد . به هر یک از این دوره ها یک دوره مالی می گویند . دوره های مالی معمولا ۶ ماهه یا یک ساله هستند.

تفاوت دوره مالی و سال مالی : اگر مدت دوره مالی یک سال بود به آن سال مالی می گویند .

حساب دارائی ها : دارایی به طورکلی به منابعی گفته می شود که در طی فعالیت توسط مجموعه کسب شده و در آینده مزایای مالی را به همراه دارند . مانند : ساختمان ، تجهیزات ، ماشین آلات ، حساب های دریافتنی و … . حساب داریی ماهیت بدهکار دارد .

حساب سرمایه : در ابتدای کار موسسان هر مجموعه آورده هایی را برای شروع کار در نظر می گیرند . این آورده ها که می توانند به صورت نقدی یا غیر نقدی باشند سرمایه نامیده می شوند . حساب سرمایه ماهیت بستانکار دارد .

مثال : علی و حسن قصد دارند یک شرکت بازرگانی تاسیس نمایند . آنها ساختمانی به ارزش ۵۰،۰۰۰ برای شرکت خریداری کردند . همچنین یک وسیله نقلیه به ارزش ۵،۰۰۰  به آورده های شرکت اضافه شد . آنها همچنین مبلغ ۱۵،۰۰۰ به صورت نقدی وارد چرخه شرکت کردند . ثبت های حسابداری به صورت زیر است :

ساختمان     ۵۰،۰۰۰ بدهکار

وسایل نقلیه     ۵،۰۰۰ بدهکار

سرمایه       ۱۵،۰۰۰ بستانکار

سود و زیان    ۴۰،۰۰۰ بستانکار

همانطور که اشاره کردیم در سند افتتاحیه دوره مالی دوم به بعد مانده حساب های دوره قبل انتقال می یابد . حساب های پایان دوره مالی شامل حساب های موقت و دائم هستند ، حساب های دائم به دوره مالی بعد و سند افتتاحیه آن انتقال می یابند .

حساب های موقت : در یک دوره مالی حساب هایی هستند که فقط در همان دوره مورد استفاده قرار می گیرند . مانند حساب درآمد یا هزینه . این حساب ها در پایان دوره مالی با حساب واسطه ( حساب سود و زیان ) بسته می شوند و مانده آنها صفر می شوند .

حساب های دائم : حساب هایی هستند که در تمام دوره های مالی مورد استفاده قرار می گیرند و مانده آنها به دوره بعد انتقال می یابند ، مانند دارایی ، بدهی و … . به این حساب ها ، حساب های ترازنامه نیز می گویند .

مثال : شرکت الف برای افتتاح دوره مالی جدید اطلاعات حساب های دائم خود را به شرح زیر دارد :

مانده بانک ۱،۳۰۰ ، مانده صندوق ۵،۰۰۰ ، چک دریافتی از آقای رفیعی ۱۲،۰۰۰ به سر رسید ۰۲/۰۲/x9 ، چک دریافتی از آقای حسنی ۲،۲۰۰ به سر رسید ۰۳/۰۳/x9 ، چک پرداختی به آقای زارع ۵،۰۰۰ به سر رسید ۲۵/۰۴/x9، ساختمان به ارزش ۳۵،۰۰۰ و سرمایه اولیه ۲۵،۰۰۰ . مطلوبست ثبت سند افتتاحیه .

حساب بانک ۱۳،۰۰۰ بدهکار

حساب دارایی / ساختمان ۳،۵۰۰ بدهکار

حساب اسناد دریافتنی ۳،۴۰۰ بدهکار

حساب اسناد پرداختنی ۵،۰۰۰ بستانکار

حساب سرمایه ۲۵،۰۰۰ بستانکار

حساب سود و زیان ۹،۷۰۰ بستانکار 

همانطور که در مثال ملاحظه کردید این سند نیز طبق معادله حسابداری ( بدهی + سرمایه = دارایی ) باید تراز باشد .

 

سند افتتاحیه

 

نکات قابل توجه در سند افتتاحیه :

  1. در سند افتتاحیه فقط حساب های دائم استفاده می شود .
  2. برای تراز کردن سند افتتاحیه باید از حساب های رابط ( افتتاحیه ) استفاده کرد .
  3. سند افتتاحیه را می توان در چند مرحله تنظیم نمود . به طور مثال ابتدا حساب هایی که مانده قطعی دارند ( بانک ، صندوق و .. ) را ثبت نمود و سایر حساب ها را بعد از نهایی شدن مانده در سند ثبت کرد .
  4. در سند افتتاحیه مانده حساب های معین نیز افتتاح می شوند . ( برخلاف سند اختتامیه که فقط سطح آخر حساب ها بسته می شوند .)
  5. جهت صدور این سند  ، در سال مالی جدید حتما باید سند اختتامیه دوره مالی قبلی ثبت شده باشد .
  6. سند افتتاحیه بعد از تصویب سود و زیان توسط هئیت مدیره و مجمع عمومی ثبت می شود . این امر معمولا بعد از ارسال اظهار نامه مالیاتی است . به همین علت در ایران مانده حساب ها در برخی شرکت ها تا پایان تیر ماه با مانده واقعی مغایرت دارد .

نرم افزارهای حسابداری و سند افتتاحیه

امروزه حسابداران در تمامی مجموعه های تجاری و اداری برای سهولت امور مالی و همچنین دقیق بودن محاسبات از نرم افزارهای حسابداری استفاده می کنند . نرم افزار های حسابداری این امکان را به حسابداران میدهند که تنها با ثبت موارد موجود برای افتتاحیه دوره مالی سند افتتاحیه به صورت خودکار ثبت گردد . در نرم افزارها تاریخ و شماره سندی که به هر سند اختصاص می یابد معمولا قابل تغییر نیست . لذا حسابداران باید دقت داشته باشند که هنگام ثبت این سند تاریخ آنرا دقیق وارد کرده و شماره سند را نیز به درستی  انتخاب کنند .

در نرم افزار حسابداری پاد نیزاین امکان برای کاربران فراهم گردیده تا با ثبت اطلاعات اول دوره در سند افتتاحیه ، بتوانند ثبت دقیق و راحتی داشته باشند .  این منو در تمام نسخه های نرم افزارهای حسابداری پاد حتی ساده ترین آنها موجود است .

برای آشنایی با چگونگی ایجاد سند افتتاحیه می توانید ویدئوی آموزشی سند افتتاحیه را از کانال آپارات پاد مشاهده کنید .

 

     جهت دریافت فایل pdf مقاله سند افتتاحیه در حسابداری کلیک کنید

 

 

اشتراک گذاری مقاله در شبکه های اجتماعی