آشنایی با حسابداری خدماتی

آشنایی با حسابداری خدماتی

هر فرد در طی فعالیت های روزمره خود با بخش های مختلفی در اجتماع ارتباط دارد . ارتباط فرد با فرد ، فرد با شرکت ، فرد با مجموعه و … . این ارتباطات با اهداف مختلفی شکل می گیرند که عموماً می توانند برای استفاده از کالاها یا خدمات باشد . هدف هر فرد عرضه یا تقاضای این موارد می باشد . اما منظور از کالا و خدمات چیست ؟ آیا ارائه خدمات به کنترل مالی نیاز دارند ؟ تفکیک حساب های مربوط به ارائه کالا و خدمات برای شرکت ها چگونه صورت می گیرد ؟
در این مقاله سعی داریم تا با تعریف خدمات و حسابداری خدماتی و موارد مرتبط به پرسش های مطرح شده پاسخ دهیم :

خدمات چیست ؟

خدمات به طور کلی به ارائه سرویس ها یا فعالیتی می گویند که از طرف شخص یا شرکتی به گروه متقاضی آن ارائه می گردد . فعالیت هایی نظیر آرایشگاه ها ، تعمیرگاه ها ، سینما ، مشاوره وکیل و … جزو خدمات محسوب می شوند . ویژگی هایی که باعث می شود این فعالیت ها در گروه خدمات قرار گیرند به شرح زیر می باشند :
۱- مهمترین ویژگی خدمات غیر ملموس بودن آن است . خدمات را نمی توان با حواس پنج گانه لمس و درک کرد. زیرا در قالب تجربه و مهارت به مشتریان عرضه می شود . مثلاً تعیین مشخصات فنی خودرو توسط مهندس مربوطه ارائه خدمات است ، چرا که وی بر اساس تجربه و دانش خود به بررسی اتومبیل می پردازد . برای ارزش گذاری خدمات از کیفیت ارائه آن استفاده می شود.
۲- خدمات متغییر و ناهمگون هستند . از آنجاییکه خدمات اکثراً توسط انسان ها ارائه می شود . در نتیجه کیفیت عرضه آن روز به روز و یا مشتری به مشتری متفاوت است . پس هیچ دو خدمتی مشابه نیستند . مثلاً اگر برای درمان بیماری مانند سرماخوردگی دو بار به یک پزشک مراجعه کنید تجربه یکسانی از مراجعه خود نخواهید داشت . اولاً به دلیل حالتهای روحی متفاوت شما و دوماً به دلیل دریافت خدمات از یک انسان دیگر . عوامل دیگری نظیر زمان نیز در این امر دخالت دارند .
۳- ویژگی دیگر خدمات این است که زمان تولید و عرضه آن را نمی توان تفکیک نمود . به عبارت دیگر نمی توان خدمات را ذخیره نمود و مانند کالا انبار کرد . شما نمی توانید دندان پزشک را برای عصب کشی دندان خود به خانه ببرید .
۴- کیفیت خدمات یکی از مهمترین خروجی های آن است ولی تنها خروجی نیست . به مثال پزشک عمومی بر می گردیم . بهبودی شما یعنی کیفیت خوب ارائه خدمات پزشک که خروجی اصلی خدمت است . اما نحوه برخورد پزشک ، میزان صمیمیت وی با بیمار ، میزان تخصص او در تشخیص بیماری و … نیز از دیگر نتایج خدمات عرضه شده می باشد.
۵- از آنجاییکه خدمات از طریق تجربه منتقل می شود پس مالکیتی برای آن نمی توان قائل شد . مثلاً شما نمی توانید مالک وسایل یا خدمات تعمیرکاری که خودروی شما را تعمییر می کند ، شوید .

طبقه بندی خدمات

همانطور که ذکر شد خدمات و ارائه آن در زمینه های مختلفی انجام می شود . طبقه بندی گروههای خدمات با چند پارامتر خاص و متفاوت صورت می گیرد .

۱- اولین پارامتر بر اساس منبع ارائه خدمات است . ارائه خدمات می تواند از جانب انسان یا ماشین باشد . انسان های ماهر یا نیمه ماهر و ماشین های اتوماتیک یا نیمه اتوماتیک .
۲- پارامتر بعدی بر اساس حضور مشتری است . ارائه بعضی خدمات به حضور مشتری بستگی دارد و در برخی دیگر خیر . به عنوان مثال در آرایشگاه حضور مشتری برای دریافت خدمات الزامی است اما در تعمیرگاه خودرو لزومی ندارد .
۳- جامعه هدف در ارائه خدمات نیز یک نوع دیگر از دسته بندی ها را به وجود می آورد . اینکه خدمات برطرف کننده نیاز شخصی یا غیر شخصی است ، تعیین کننده این نوع طبقه بندی می باشد . مثلاً در استخرها مبلغ بلیط شخصی یا بلیط مجموعه های طرف قرارداد استخر متفاوت است .
۴- طبقه بندی آخر نیز نیز بر اساس هدف ارائه خدمت است ، که می تواند انتفاعی یا غیر انتفاعی باشد . مثل بیمارستان عمومی یا بیمارستان خیریه .

حسابداری شرکت های خدماتی

به طور کلی تمام شرکت ها و مجموعه هایی که به ارائه خدمات ( به هر شکل و با هر هدف ) می پردازند جزو شرکت های خدماتی محسوب می شوند و به حسابداری خدماتی نیاز دارند . این شرکت ها در قبال ارائه خدمات حق الزحمه ای دریافت می کنند . علاوه بر درآمد حق الزحمه هزینه هایی نیز به این شرکتها تحمیل می شوند . در نتیجه حسابداری هزینه ها و درآمدها اصل اساسی در حسابداری خدماتی است .
برای انجام هر چه بهتر حسابداری خدماتی در ابتدا باید اطلاعات کامل و دقیق ثبت شوند . سپس توسط حسابداران مورد تحلیل و ارزیابی قرار گیرند و در آخر گزارش های کاربردی از آنها استخراج شود . در نرم افزار حسابداری خدماتی پاد امکان اجرای تمام این مراحل برای حسابداران وجود دارد که به آنها در اجرای دقیق و سریع عملیات مربوطه یاری می رساند .
حساب های مورد نیاز در حسابداری خدماتی
شرکتهای خدماتی با توجه به نوع فعالیت خود ممکن است کالایی را در کنار خدمات خود ارائه دهند . در نتیجه حسابداران این شرکتها علاوه بر تعریف خدمات به عنوان گروه اصلی ، کالاها را نیز در گروه کالاهای فرعی باید تعریف کنند . در فاکتورهای خدماتی معمولاً اطلاعات مربوط به شخص یا شرکت دریافت کننده خدمات ، متصدی انجام خدمات ، زمان و آدرس ، نوع خدمت و مبلغ آن وارد می شود . حال اگر کالایی نیز به دریافت کننده خدمات تحویل داده شده باشد ، این کالا به همراه قیمت آن در فاکتور اضافه می شود . شرایط ارائه خدمات ، توضیحات لازم و امضا دو طرف نیز معمولاً در زیر فاکتور قید می شود.

از مهمترین حساب های مورد استفاده در حسابداری خدماتی می توان به حساب های زیر اشاره نمود :

حساب درآمد خدمات : وجه دریافتی بابت ارائه خدمات به حساب درآمد خدمات وارد می شود . این حساب ماهیت بستانکار دارد . افزایش درآمد خدمات که در ازای ارائه آن کسب می شود ، باعث افزایش سمت بستانکار این حساب می شود .
حساب صندوق / بانک : حسابهای صندوق و بانک ماهیتاً بدهکار هستند . وجه دریافتی (حق الزحمه ) خدمات به یکی از این حساب ها وارد شده و سمت بدهکار آنرا افزایش می دهند . دقت داشته باشید در صورت پرداخت وجه از صندوق یا بانک (در زمان خرید ، پرداخت حقوق و … ) باید این حساب ها را بستانکار نمایید . این عملیات باعث کاهش حساب بانک و صندوق می شود .

حساب ها و اسناد دریافتنی : زمانی که خدمات انجام می شود ، مشتریان ممکن است نتوانند تمام وجه کارمزد را به صورت نقدی پرداخت کنند . در نتیجه با توافق طرفین مبلغ فاکتور خدمات به صورت چک یا سایر حساب های دریافتنی تسویه می شود . این حساب ها ماهیت بدهکار دارند . دریافت چک در سمت بدهکار اسناد دریافتنی ثبت می گردد.

حساب ها و اسناد پرداختنی : با اینکه در شرکت های خدماتی خرید کالا صورت نمی گیرد ، اما گاهی برای تامین برخی نیازها ممکن است شرکت مجبور به خرید باشد . مثلاً خرید لوازم اداری یا لوازم جانبی برای ارائه خدمات . در اینگونه موارد هم می توان به صورت نقد ( از حساب صندوق یا بانک ) تسویه را انجام داد و هم از چک و سایر اسناد پرداختنی . اگر تسویه نقدی نباشد ، حسابها یا اسناد پرداختنی در سمت بستانکار به مبلغ مربوطه ثبت می شوند .

نکته : در هنگام وصول اسناد دریافتنی این حساب بستانکار و حساب بانک / صندوق بدهکار شده و زمان پرداخت اسناد پرداختی این حساب بدهکار و حساب بانک / صندوق بستانکار می شود .

هزینه های شرکت های خدماتی : ثبت هزینه ها در حسابداری خدماتی مستلزم شناخت و تحلیل دقیق آنهاست . هزینه هایی مانند : هزینه آب ، برق ، تلفن ، گاز ، هزینه ایاب و ذهاب ، هزینه حقوق و دستمزد پرسنل ، هزینه اجاره ، هزینه اداری و …. . حساب هزینه ها حسابی با ماهیت بدهکار است . بعد از تحمیل هزینه ها و پرداخت آن حساب هزینه بدهکار و در مقابل حسابی که پرداخت از آن صورت گرفته ( صندوق / بانک / حساب پرداختنی و… ) بستانکار می شود .
حساب هزینه جزو حساب هایی است که روی سود و زیان تاثیر گذار است . هزینه ها از سود ناخالص کسر شده و سود خالص به دست می آید . این حساب در پایان سال با حساب سود و زیان انباشته بسته می شود و جز حساب های موقت می باشد .
حساب اشخاص : اشخاص چه به صورت حقیقی چه به صورت حقوقی که به هر نحوی در تعامل با شرکت خدماتی هستند ، باید در سیستم حسابداری خدماتی ثبت شوند . اشخاص گروه بدهکاران ( مانند مشتریان ) و گروه بستانکاران (مانند پرسنل) باید در کدینگ با کدهای معین و تفضیل مناسب دسته بندی شوند . دریافتی از هر شخص حقیقی یا حقوقی که باعث افزایش صندوق یا بانک شود ، باید در سمت بدهکار این حساب ها ثبت شود . در طرف مقابل آن حساب شخص را بستانکار می نماییم . حال اگر مبادله ای اتفاق افتاد که باعث کاهش صندوق / بانک شد ، حساب اشخاص را بدهکار می کنیم .

گزارشات مورد نیاز در حسابداری خدماتی

هدف استفاده از سیستم حسابداری خدماتی تهیه گزارشات برای تحلیل عملکرد مجموعه در راستای برنامه ریزی برای کسب سود می باشد . ورود دیتاها در نرم افزار حسابداری باعث تسریع در روند کار و تهیه گزارشات دقیق تر می باشد . از گزارشات کاربردی در این زمینه می توان به موارد زیر اشاره نمود :

۱- گزارش صورتحساب سود وزیان : مهمترین گزارشی که در تمام سیستم های حسابداری مورد استفاده مدیران قرار می گیرد ، صورتحساب سود و زیان می باشد . در این گزارش تفاوت درآمد های کسب شده و هزینه های تحقق یافته ، نشان دهنده سود مجموعه می باشد . در صورتیکه شرکت خدماتی کالایی نیز در کنار خدمات به فروش برساند ، برای محاسه سود ابتدا خرید خالص از فروش خالص کسر شده ، بهای تمام شده کالای فروش رفته از آن کسر می شود و درآمد به آن اضافه می گردد . بعد از کسر هزینه ها نیز سود خالص بدست می آید . معمولاً صورت سود و زیان در پایان دوره مالی محاسبه می شود . نمونه این گزارش ها را می توانید در کانال آپارت پاد مشاهده نمایید .

۲- ترازنامه : یکی از گزارشات اساسی و لازم در شرکت های خدماتی ترازنامه می باشد . در این گزارش که در تاریخ مشخصی گرفته می شود (آخر ماه ، آخر فصل ، آخر دوره ) ، وضعیت مالی شرکت را نمایش می دهد . طبق معادله حسابداری ، سمت راست ترازنامه نشاندهنده دارایی ها و سمت چپ آن بدهی ها و سرمایه را نشان می دهد .

۳- صورت گردش وجود نقد : همانطور که از اسم گزارش مشخص است ، گردش وجوه در این گزارش محاسبه می شود . به این صورت که این گزارش بیان می کند که چه مقدار وجه از شرکت خارج شده و چه مقدار وارد شده است . وجوهی که از فعالیت های عملیاتی و غیر عملیاتی سرمایه گذاری بدست آماده اند . طی بررسی صورت گردش وجوه نقد مدیران می توانند تصمیماتی را اتخاذ کنند . نظیر اینکه از چه منابعی می توان برای تامین مالی استفاده نمود ، توانایی شرکت برای پرداخت بدهی های به چه صورت است ، برای تامین مالی چه مقدار می توان انعطاف پذیری داشت .

۴- گزارش صورتحساب سود و زیان جامع : در این گزارش علاوه بر گزارش سود و زیان کلیه تغییرات مربوط درآمدها و هزینه ها نیز انعکاس می یابند . درآمدها و هزینه های تحقق نیافته بعد از نمایش صورت سود و زیان ، در این گزارش وارد می شوند . هدف از تهیه این گزارش بررسی عملکرد کلی مجموعه خدماتی می باشد .

۵- یادداشت های پیوست : این یادداشت ها توسط تیم حسابداری و بر اساس استانداردهای حسابداری تهیه می شود . هدف از این یادداشت ها ارائه اطلاعات تکمیلی برای سایر گزارشات می باشد . اطلاعاتی مانند : روش های حسابداری موجودی کالا ، روش استفاده شده برای محاسبه استهلاک ، اطلاعات تکمیلی بانک ها ، تاییدیه حسابرس ها ، خط مشی شرکت خدماتی و … .
نکته : برای بستن حساب ها در پایان سال مالی حساب های موقت در سند اختتامیه ثبت شده و حساب های دائم به سال مالی بعد انتقال می یابند . همچنین تراز نهایی از حساب ها گرفته می شود .

و در آخر …

حسابداران می توانند با استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی پاد تمام عملیات حسابداری خدماتی را به طور دقیق ثبت کرده و گزارشات لازم را از سیستم استخراج نمایند . برای آشنایی با این نرم افزار می توانید به صفحه نرم افزار حسابداری خدماتی پاد و هم چنین صفحه ما در سایت آپارات  مراجعه نمایید .