آشنایی با حسابداری خدماتی

۱۳۹۸-۰۹-۰۲
daftar
15

آشنایی با حسابداری خدماتی

هر فرد در طی فعالیت های روزمره خود با بخش های مختلفی در اجتماع ارتباط دارد . ارتباط فرد با فرد ، فرد با شرکت ، فرد با مجموعه و … . این ارتباطات با اهداف مختلفی شکل می گیرند که عموماً می توانند برای استفاده از کالاها یا خدمات باشد . هدف هر فرد عرضه یا تقاضای این موارد می باشد . اما منظور از کالا و خدمات چیست ؟ آیا ارائه خدمات به کنترل مالی نیاز دارند ؟ تفکیک حساب های مربوط به ارائه کالا و خدمات برای شرکت ها چگونه صورت می گیرد ؟
در این مقاله سعی داریم تا با تعریف خدمات و حسابداری خدماتی و موارد مرتبط به پرسش های مطرح شده پاسخ دهیم :

خدمات چیست ؟

خدمات به طور کلی به ارائه سرویس ها یا فعالیتی می گویند که از طرف شخص یا شرکتی به گروه متقاضی آن ارائه می گردد . فعالیت هایی نظیر آرایشگاه ها ، تعمیرگاه ها ، سینما ، مشاوره وکیل و … جزو خدمات محسوب می شوند . ویژگی هایی که باعث می شود این فعالیت ها در گروه خدمات قرار گیرند به شرح زیر می باشند :
۱- مهمترین ویژگی خدمات غیر ملموس بودن آن است . خدمات را نمی توان با حواس پنج گانه لمس و درک کرد. زیرا در قالب تجربه و مهارت به مشتریان عرضه می شود . مثلاً تعیین مشخصات فنی خودرو توسط مهندس مربوطه ارائه خدمات است ، چرا که وی بر اساس تجربه و دانش خود به بررسی اتومبیل می پردازد . برای ارزش گذاری خدمات از کیفیت ارائه آن استفاده می شود.
۲- خدمات متغییر و ناهمگون هستند . از آنجاییکه خدمات اکثراً توسط انسان ها ارائه می شود . در نتیجه کیفیت عرضه آن روز به روز و یا مشتری به مشتری متفاوت است . پس هیچ دو خدمتی مشابه نیستند . مثلاً اگر برای درمان بیماری مانند سرماخوردگی دو بار به یک پزشک مراجعه کنید تجربه یکسانی از مراجعه خود نخواهید داشت . اولاً به دلیل حالتهای روحی متفاوت شما و دوماً به دلیل دریافت خدمات از یک انسان دیگر . عوامل دیگری نظیر زمان نیز در این امر دخالت دارند .
۳- ویژگی دیگر خدمات این است که زمان تولید و عرضه آن را نمی توان تفکیک نمود . به عبارت دیگر نمی توان خدمات را ذخیره نمود و مانند کالا انبار کرد . شما نمی توانید دندان پزشک را برای عصب کشی دندان خود به خانه ببرید .
۴- کیفیت خدمات یکی از مهمترین خروجی های آن است ولی تنها خروجی نیست . به مثال پزشک عمومی بر می گردیم . بهبودی شما یعنی کیفیت خوب ارائه خدمات پزشک که خروجی اصلی خدمت است . اما نحوه برخورد پزشک ، میزان صمیمیت وی با بیمار ، میزان تخصص او در تشخیص بیماری و … نیز از دیگر نتایج خدمات عرضه شده می باشد.
۵- از آنجاییکه خدمات از طریق تجربه منتقل می شود پس مالکیتی برای آن نمی توان قائل شد . مثلاً شما نمی توانید مالک وسایل یا خدمات تعمیرکاری که خودروی شما را تعمییر می کند ، شوید .

طبقه بندی خدمات

همانطور که ذکر شد خدمات و ارائه آن در زمینه های مختلفی انجام می شود . طبقه بندی گروههای خدمات با چند پارامتر خاص و متفاوت صورت می گیرد .

۱- اولین پارامتر بر اساس منبع ارائه خدمات است . ارائه خدمات می تواند از جانب انسان یا ماشین باشد . انسان های ماهر یا نیمه ماهر و ماشین های اتوماتیک یا نیمه اتوماتیک .
۲- پارامتر بعدی بر اساس حضور مشتری است . ارائه بعضی خدمات به حضور مشتری بستگی دارد و در برخی دیگر خیر . به عنوان مثال در آرایشگاه حضور مشتری برای دریافت خدمات الزامی است اما در تعمیرگاه خودرو لزومی ندارد .
۳- جامعه هدف در ارائه خدمات نیز یک نوع دیگر از دسته بندی ها را به وجود می آورد . اینکه خدمات برطرف کننده نیاز شخصی یا غیر شخصی است ، تعیین کننده این نوع طبقه بندی می باشد . مثلاً در استخرها مبلغ بلیط شخصی یا بلیط مجموعه های طرف قرارداد استخر متفاوت است .
۴- طبقه بندی آخر نیز نیز بر اساس هدف ارائه خدمت است ، که می تواند انتفاعی یا غیر انتفاعی باشد . مثل بیمارستان عمومی یا بیمارستان خیریه .

حسابداری شرکت های خدماتی

به طور کلی تمام شرکت ها و مجموعه هایی که به ارائه خدمات ( به هر شکل و با هر هدف ) می پردازند جزو شرکت های خدماتی محسوب می شوند و به حسابداری خدماتی نیاز دارند . این شرکت ها در قبال ارائه خدمات حق الزحمه ای دریافت می کنند . علاوه بر درآمد حق الزحمه هزینه هایی نیز به این شرکتها تحمیل می شوند . در نتیجه حسابداری هزینه ها و درآمدها اصل اساسی در حسابداری خدماتی است .
برای انجام هر چه بهتر حسابداری خدماتی در ابتدا باید اطلاعات کامل و دقیق ثبت شوند . سپس توسط حسابداران مورد تحلیل و ارزیابی قرار گیرند و در آخر گزارش های کاربردی از آنها استخراج شود . در نرم افزار حسابداری خدماتی پاد امکان اجرای تمام این مراحل برای حسابداران وجود دارد که به آنها در اجرای دقیق و سریع عملیات مربوطه یاری می رساند .
حساب های مورد نیاز در حسابداری خدماتی
شرکتهای خدماتی با توجه به نوع فعالیت خود ممکن است کالایی را در کنار خدمات خود ارائه دهند . در نتیجه حسابداران این شرکتها علاوه بر تعریف خدمات به عنوان گروه اصلی ، کالاها را نیز در گروه کالاهای فرعی باید تعریف کنند . در فاکتورهای خدماتی معمولاً اطلاعات مربوط به شخص یا شرکت دریافت کننده خدمات ، متصدی انجام خدمات ، زمان و آدرس ، نوع خدمت و مبلغ آن وارد می شود . حال اگر کالایی نیز به دریافت کننده خدمات تحویل داده شده باشد ، این کالا به همراه قیمت آن در فاکتور اضافه می شود . شرایط ارائه خدمات ، توضیحات لازم و امضا دو طرف نیز معمولاً در زیر فاکتور قید می شود.

از مهمترین حساب های مورد استفاده در حسابداری خدماتی می توان به حساب های زیر اشاره نمود :

حساب درآمد خدمات : وجه دریافتی بابت ارائه خدمات به حساب درآمد خدمات وارد می شود . این حساب ماهیت بستانکار دارد . افزایش درآمد خدمات که در ازای ارائه آن کسب می شود ، باعث افزایش سمت بستانکار این حساب می شود .
حساب صندوق / بانک : حسابهای صندوق و بانک ماهیتاً بدهکار هستند . وجه دریافتی (حق الزحمه ) خدمات به یکی از این حساب ها وارد شده و سمت بدهکار آنرا افزایش می دهند . دقت داشته باشید در صورت پرداخت وجه از صندوق یا بانک (در زمان خرید ، پرداخت حقوق و … ) باید این حساب ها را بستانکار نمایید . این عملیات باعث کاهش حساب بانک و صندوق می شود .

حساب ها و اسناد دریافتنی : زمانی که خدمات انجام می شود ، مشتریان ممکن است نتوانند تمام وجه کارمزد را به صورت نقدی پرداخت کنند . در نتیجه با توافق طرفین مبلغ فاکتور خدمات به صورت چک یا سایر حساب های دریافتنی تسویه می شود . این حساب ها ماهیت بدهکار دارند . دریافت چک در سمت بدهکار اسناد دریافتنی ثبت می گردد.

حساب ها و اسناد پرداختنی : با اینکه در شرکت های خدماتی خرید کالا صورت نمی گیرد ، اما گاهی برای تامین برخی نیازها ممکن است شرکت مجبور به خرید باشد . مثلاً خرید لوازم اداری یا لوازم جانبی برای ارائه خدمات . در اینگونه موارد هم می توان به صورت نقد ( از حساب صندوق یا بانک ) تسویه را انجام داد و هم از چک و سایر اسناد پرداختنی . اگر تسویه نقدی نباشد ، حسابها یا اسناد پرداختنی در سمت بستانکار به مبلغ مربوطه ثبت می شوند .

نکته : در هنگام وصول اسناد دریافتنی این حساب بستانکار و حساب بانک / صندوق بدهکار شده و زمان پرداخت اسناد پرداختی این حساب بدهکار و حساب بانک / صندوق بستانکار می شود .

هزینه های شرکت های خدماتی : ثبت هزینه ها در حسابداری خدماتی مستلزم شناخت و تحلیل دقیق آنهاست . هزینه هایی مانند : هزینه آب ، برق ، تلفن ، گاز ، هزینه ایاب و ذهاب ، هزینه حقوق و دستمزد پرسنل ، هزینه اجاره ، هزینه اداری و …. . حساب هزینه ها حسابی با ماهیت بدهکار است . بعد از تحمیل هزینه ها و پرداخت آن حساب هزینه بدهکار و در مقابل حسابی که پرداخت از آن صورت گرفته ( صندوق / بانک / حساب پرداختنی و… ) بستانکار می شود .
حساب هزینه جزو حساب هایی است که روی سود و زیان تاثیر گذار است . هزینه ها از سود ناخالص کسر شده و سود خالص به دست می آید . این حساب در پایان سال با حساب سود و زیان انباشته بسته می شود و جز حساب های موقت می باشد .
حساب اشخاص : اشخاص چه به صورت حقیقی چه به صورت حقوقی که به هر نحوی در تعامل با شرکت خدماتی هستند ، باید در سیستم حسابداری خدماتی ثبت شوند . اشخاص گروه بدهکاران ( مانند مشتریان ) و گروه بستانکاران (مانند پرسنل) باید در کدینگ با کدهای معین و تفضیل مناسب دسته بندی شوند . دریافتی از هر شخص حقیقی یا حقوقی که باعث افزایش صندوق یا بانک شود ، باید در سمت بدهکار این حساب ها ثبت شود . در طرف مقابل آن حساب شخص را بستانکار می نماییم . حال اگر مبادله ای اتفاق افتاد که باعث کاهش صندوق / بانک شد ، حساب اشخاص را بدهکار می کنیم .

آشنایی با حسابداری خدماتی
گزارشات مورد نیاز در حسابداری خدماتی

هدف استفاده از سیستم حسابداری خدماتی تهیه گزارشات برای تحلیل عملکرد مجموعه در راستای برنامه ریزی برای کسب سود می باشد . ورود دیتاها در نرم افزار حسابداری باعث تسریع در روند کار و تهیه گزارشات دقیق تر می باشد . از گزارشات کاربردی در این زمینه می توان به موارد زیر اشاره نمود :

۱- گزارش صورتحساب سود وزیان : مهمترین گزارشی که در تمام سیستم های حسابداری مورد استفاده مدیران قرار می گیرد ، صورتحساب سود و زیان می باشد . در این گزارش تفاوت درآمد های کسب شده و هزینه های تحقق یافته ، نشان دهنده سود مجموعه می باشد . در صورتیکه شرکت خدماتی کالایی نیز در کنار خدمات به فروش برساند ، برای محاسه سود ابتدا خرید خالص از فروش خالص کسر شده ، بهای تمام شده کالای فروش رفته از آن کسر می شود و درآمد به آن اضافه می گردد . بعد از کسر هزینه ها نیز سود خالص بدست می آید . معمولاً صورت سود و زیان در پایان دوره مالی محاسبه می شود . نمونه این گزارش ها را می توانید در کانال آپارت پاد مشاهده نمایید .

۲- ترازنامه : یکی از گزارشات اساسی و لازم در شرکت های خدماتی ترازنامه می باشد . در این گزارش که در تاریخ مشخصی گرفته می شود (آخر ماه ، آخر فصل ، آخر دوره ) ، وضعیت مالی شرکت را نمایش می دهد . طبق معادله حسابداری ، سمت راست ترازنامه نشاندهنده دارایی ها و سمت چپ آن بدهی ها و سرمایه را نشان می دهد .

۳- صورت گردش وجود نقد : همانطور که از اسم گزارش مشخص است ، گردش وجوه در این گزارش محاسبه می شود . به این صورت که این گزارش بیان می کند که چه مقدار وجه از شرکت خارج شده و چه مقدار وارد شده است . وجوهی که از فعالیت های عملیاتی و غیر عملیاتی سرمایه گذاری بدست آماده اند . طی بررسی صورت گردش وجوه نقد مدیران می توانند تصمیماتی را اتخاذ کنند . نظیر اینکه از چه منابعی می توان برای تامین مالی استفاده نمود ، توانایی شرکت برای پرداخت بدهی های به چه صورت است ، برای تامین مالی چه مقدار می توان انعطاف پذیری داشت .

۴- گزارش صورتحساب سود و زیان جامع : در این گزارش علاوه بر گزارش سود و زیان کلیه تغییرات مربوط درآمدها و هزینه ها نیز انعکاس می یابند . درآمدها و هزینه های تحقق نیافته بعد از نمایش صورت سود و زیان ، در این گزارش وارد می شوند . هدف از تهیه این گزارش بررسی عملکرد کلی مجموعه خدماتی می باشد .

۵- یادداشت های پیوست : این یادداشت ها توسط تیم حسابداری و بر اساس استانداردهای حسابداری تهیه می شود . هدف از این یادداشت ها ارائه اطلاعات تکمیلی برای سایر گزارشات می باشد . اطلاعاتی مانند : روش های حسابداری موجودی کالا ، روش استفاده شده برای محاسبه استهلاک ، اطلاعات تکمیلی بانک ها ، تاییدیه حسابرس ها ، خط مشی شرکت خدماتی و … .
نکته : برای بستن حساب ها در پایان سال مالی حساب های موقت در سند اختتامیه ثبت شده و حساب های دائم به سال مالی بعد انتقال می یابند . همچنین تراز نهایی از حساب ها گرفته می شود .

و در آخر …

حسابداران می توانند با استفاده از نرم افزار حسابداری خدماتی پاد تمام عملیات حسابداری خدماتی را به طور دقیق ثبت کرده و گزارشات لازم را از سیستم استخراج نمایند . برای آشنایی با این نرم افزار می توانید به صفحه نرم افزار حسابداری خدماتی پاد و هم چنین صفحه ما در سایت آپارات  مراجعه نمایید .

اشتراک گذاری مقاله در شبکه های اجتماعی
۱۳۹۸-۰۵-۲۳

نرم افزار حسابداری سردخانه بخرید !!   (نرم افزار حسابداری سردخانه) :: سردخانه یک مجموعه با تاسیسات لازم جهت نگهداری محصولات کشاورزی ، مواد غذایی و یا محصولات فاسد شدنی می باشد. سردخانه به وسیله ی عوامل خنک کننده سرد شده و شرایط را برای نگهداری محصولات ذکر شده ، در طولانی مدت فراهم می […]

۱۳۹۸-۰۵-۱۶

کاربرد بهای تمام شده در تولید   چند ساله واحد تولیدتون رو راه اندازی کردید ؟ سودتون خوبه یا اون چیزی نیست که انتظارشو داشتید ؟ برای سودآوری بیشتر اولین راه حلی که به ذهن میرسه افزایش فروش هست ولی تو این شرایط بازار افزایش فروش یکم سخته . راه حل دوم کاهش هزینه هاست […]

۱۳۹۸-۰۵-۱۶

بهترین نرم افزار حسابداری رستوران چیست و چه ویژگی هایی دارد؟     روند پیشرفت حسابداری رستوران ها   امروزه با پیشرفت صنعت و تکنولوژی ، شاهد پیشرفت روزافزون صنعت غذا و رستوران ها هستیم. همانطور که شما هم مسلماً میدانید ، بهترین نرم افزار حسابداری رستوران می تواند موجب مدیریت و کنترل هر چه […]

۱۳۹۸-۰۴-۲۹

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری کیترینگ   آنچه مدیران کیترینگ باید بدانند: یکی از مهمترین عوامل موفقیت هر کیترینگ مدیریت آن و توانایی های مدیر در این زمینه می باشد . البته مدیریت موفق هم بستگی به عوامل زیادی دارد ، به عنوان مثال  شخص مدیر باید آشپز لایق و مهمان نواز قابلی باشد. […]

۱۳۹۸-۰۴-۲۵

واحد فروش و بازاریابی امروزه رقابت شدید و سرعت بالای تغییرات در بازار و تقاضاهای پیش بینی نشده باعث شده تا اهمیت برنامه ریزی برای فروش و بازاریابی دو چندان گردد به طوریکه ایجاد واحد فروش و بازاریابی به یکی از اهداف اولیه هر شرکت و موسسه ای تبدیل شده است . اما در این […]

۱۳۹۸-۰۴-۲۴

مدیریت رستوران با ۱۰ روش آسان   هر مدیر خواهان یک مجموعه منظم و قدرتمند است ، این نظم و قدرت در گرو مدیریت صحیح مدیر مجموعه خواهد بود. “مدیریت”  علم اداره افراد و همچنین منابعی است که هر فرد در اختیار دارد. یک مدیر رستوران نیز باید اطلاعات کافی در مورد همه جنبه های […]

*    
*